Archivierung
In allen laufenden Prozessen nimmt die elektronische Archivierung der Daten eine zentrale Stellung ein. Neu erstellte oder generierte Belege finden sich nach der Verschlagwortung mit frei definierbaren Suchbegriffen im GoBD-konformen eGECKO-Archiv. Das Aufbewahren von originalen Belegen gehört damit der Vergangenheit an.
Im Rahmen der Installation von eGECKO wird eine separate Archivdatenbank angelegt, in welcher Daten aus den genutzten Modulbereichen des Komplettsystems gesetzeskonform abgelegt werden. Gleichfalls können externe Dokumente aus weiteren Anwendungen oder eGECKO-Programmkomponenten (Stichwort Rechnungseingangsmanagement) automatisiert in das Archivsystem übernommen werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit jederzeit Dateien in den verschiedensten Formaten manuell dem Archiv hinzuzufügen. Zu diesen Formaten zählen beispielsweise auch Mails und Kontoauszüge.
Die Ansicht der Dokumente ist dann für den Standardnutzer über einen internen Viewer realisiert. Erweiterte Varianten bietet der Viewer mit Editorfunktionalität, über den auf einer eigenen Ebene auch Farben und Texte virtuell auf die Dokumente aufgebracht werden können.
Damit auch das Wiederfinden der unterschiedlichsten digitalisierten Daten kundenindividuell und zeitnah geschieht, kann neben den Basisverknüpfungen auch eine manuelle oder automatisierte Verschlagwortung hinterlegt werden.
In welchen Teilen des Programmes der Archivaufruf möglich ist, wird kundenindividuell entschieden und konfiguriert.
Analog zu den weiteren Komponenten von eGECKO kann mit einer Rechte- und Rollenstruktur sowie Automatisierungen gearbeitet werden.