Digitale Personalakte
Das Thema Digitalisierung spielt in der heutigen Zeit eine immer größere Rolle. Der schnelle Zugriff auf Personaldaten sowie die sichere Ablage von Dokumenten sind dabei zwei wesentliche Eckpunkte, die es zu beachten gilt.
Sage bietet in Zusammenarbeit mit der Firma d.velop die Digitale Personalakte an, welche für eine Ablage und Archivierung aller personalrelevanten Dokumente in einer Datenbank sorgt.
Im Gegensatz zur Speicherung der Daten auf der Festplatte (z.B. Lohnscheine), werden diese mit der Digitalen Personalakte entsprechend der gesetzlichen Vorlagen in einem integrierten Dokumenten Management System vorgehalten. Die Ablage und gezielte Suche nach Personaldokumenten, der Aufruf über das Mitarbeiterportal, das Erstellen von Wiedervorlagen oder Workflows ist damit möglich. Neben den Lohnscheinen und den zahlreichen Bescheinigungen aus dem Programm, können auch die vielfältigsten externen Personaldokumente dem Mitarbeiter zugeordnet sowie im Nachgang zügig aufgerufen werden. Dazu bestehen die Varianten der manuellen Zuordnung per Drag and Drop oder der Zuordnung über Barcodes, welche auf die zu digitalisierenden Dokumente aufgebracht werden. Zur erstmaligen Erfassung umfassender Aktenbestände in Papierform bietet sich parallel dazu die Variante eines professionellen Scandienstleisters an, welcher in Absprache mit der Consulting Härtelt GmbH die Daten in das Dokumenten-Management-System überführen kann.