Rechnungseingangsmanagement

Das Diamant/3 Rechnungseingangsmanagement ist eine intelligente und flexible Lösung, welche die Anforderungen rund um die Rechnungseingangsverarbeitung erfüllt. Diese geht vom Scanprozess über das Einbinden des Rechnungseingangsbuches bis hin zur Unterstützung der Prozessabwicklung.

Der Prozess beginnt mit dem Scannen oder dem Weiterverarbeiten digitaler Daten (z.B. Mail mit Rechnung). Diese Daten können anschließend in Verbindung mit den kontierten Belegen im Diamant den zuständigen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Nach der Prüfung und einer möglichen Korrektur, ist die Freigabe der Belege möglich.

Der gesamte Zeitrahmen zwischen Rechnungseingang und Zahllauf kann somit massiv verkürzt werden. Durch ein integriertes Festplattenarchiv, ein zusätzliches Archivsystem oder die Verbindung zu einem Dokumenten Management System stehen die gescannten Dokumente entsprechend der aktuellen rechtlichen Vorgaben langfristig zur Verfügung.  

Details:

Möglichkeit der Einbindung des Rechnungseingangsmanagements in die bestehende Struktur:

  • Als umfassendes Gesamtpaket setzt die Lösung Ihre Rechnungsvorgänge im Unternehmen fristgerecht und zuverlässig um.
  • Als Teil-Lösung eingesetzt übernimmt das Diamant Rechnungswesen nur die zugewiesenen Aufgaben.

Diamant ScanMonitor

Mit dem Diamant ScanMonitor werden sämtliche gescannte Eingangsrechnungen aufbereitet und gespeichert. Eine Zuordnung zu verschiedenen Mandanten ist in diesem Prozess möglich.

Prozessablauf Rechnungseingangsmanagement

Vor dem Scannen kann jede analoge Rechnung mit einem Barcode-Etikett versehen werden. Dies dient der eindeutigen Identifikation und der ggf. notwendigen Trennung der Belege. Alternativ erhalten digitale Rechnungen automatisiert eine eindeutige ID zugewiesen. Im Anschluss wird im Rechnungseingangsbuch ein Beleg erstellt, welcher je nach Konfiguration auch vorkontiert sein kann (durch Texterkennung oder ZUGFeRD). Gespeichert werden die Rechungen als einzelne Dateien am festgelegten Ort (Festplatte, Archivsystem oder Dokumenten Management System).

Mit dem Rechnungseingangsbuch können Sie im Anschluss das Rechnungs-Dokument an die Erfassungsmaske andocken und die entsprechenden Daten in der Erfassungsmaske eintragen. Auf diese Weise hat der Bearbeiter alle wichtigen Informationen und Felder im Blick.

Auch wenn der Beleg noch nicht vollständig kontiert ist, bringt die frühe Erfassung enorme Vorteile mit. So können die Rechnungsbeträge bereits frühzeitig in der Liquiditätsplanung, BWA, in den Auswertungen der Kostenrechnung sowie in der Fristenkontrolle für Skonto- und Zahlfristen für den Zahlungsverkehr berücksichtigt werden.

Ein weiterer Vorteil ist, dass die Prozessschritte vom Eingang bis zur Zahlung genau verfolgt werden können. Einfache Drill-Down-Wege zu den Konten und Belegen gewährleisten eine umfassende Übersicht.

Die Weiterleitung der Rechnung zur Prüfung, Freigabe und Buchung per Workflow können ganz einfach gemäß den individuellen Definitionen im Unternehmen angepasst werden. Diamant/3 Rechnungseingangsmanagement bringt mit dem „Aufgabenmanagement“ intuitiv zu bedienende Standardworkflows mit, die Sie sofort nutzen können. 

So steht eine Benachrichtigungsfunktion per E-Mail für im Prozess involvierte Personen zur Verfügung. Nach der Freigabe per Mail, im Programm oder der Übersteuerung durch den Verantwortlichen, kann der Zahllauf entsprechend angewiesen werden. Sämtliche durchgeführte Schritte sind gesetzeskonform an jedem einzelnen Beleg nachvollziehbar.

weitere Quelle: Auszüge Textabschnitte von Diamant Software