20. Juli 2020

Immer wieder werden wir gefragt, was denn die Unterschiede zwischen einer XRechnung und ZUGFeRD sind. Welche Termine gilt es dabei einzuhalten und was muss man selbst bei der Rechnungsstellung oder der Rechnungsverarbeitung beachten? Anbei möchten wir einen kurzen Überblick geben.

Grundsätzlich besteht in Deutschland und auf EU-Ebene schon seit längerer Zeit der Wunsch Prozesse und Sachverhalte zu automatisieren bzw. den Datenaustausch zu vereinheitlichen.

Im Amtsblatt der Europäischen Union ist daher die Richtlinie 2014/55/EU DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen niedergeschrieben.

Ziel dieser Richtlinie ist eine unternehmensspezifische Norm für elektronische Rechnungen, so dass ein automatisierter Austausch von Rechnungen möglich ist.

In der freien Wirtschaft wird daher seit geraumer Zeit das Format ZUGFeRD verwendet, welches neben einer elektronischen Rechnung im pdf-Format auch eine XML-Datei beinhaltet. Diese kann z.B. im Diamant Rechnungseingangsmanagement automatisiert verarbeitet werden. Die Inhalte stehen damit vorkontiert direkt in den Belegen des Rechnungseingangsbuches zu Verfügung.

Das ZUGFeRD-Format wurde weiterentwickelt, so dass inzwischen von der Version 2.0 gesprochen wird. Am Aufbau pdf + xml-Datei hat sich dabei nichts geändert. Die automatisierte Verarbeitung im Diamant ist weiterhin möglich.

Für die öffentliche Hand wurde nach Vorgabe der EU-Richtline die XRechnung entwickelt. Diese besteht nur noch aus der XML-Datei, welche aber ebenfalls durch das Rechnungseingangsmanagement von Diamant automatisiert verarbeitet werden kann. Zusätzlich erstellt das Programm aus dieser Datei einen Beleg, welcher dann digital auch im Diamant angezeigt werden kann.

Relevant ist die XRechnung für die Rechnungslegung in Verbindung mit öffentlichen Auftraggebern. Ab dem 27. November 2020 müssen Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen das Format XRechnung vorweisen. Dies gilt sowohl für die Eingangs- als auch Ausgangsseite und betrifft beispielsweise Krankenhäuser, Stadtwerke, Entsorgungsbetriebe, Schulen oder soziale Einrichtungen.

Der große Vorteil an diese Vorgabe ist der Wegfall teurer Texterkennungssoftware, da die Rechnungen maschinenlesbar sind und einheitliche Standards existieren. Im Zusammenhang mit der automatisierten Erfassung ermöglicht dies auch eine schnellere Verarbeitung der Rechnungen sowie einen effizienteren Freigabe- und Zahlungsprozess.

Die Consulting Härtelt GmbH setzt seit vielen Jahren konsequent auf das Thema Digitalisierung und hat inzwischen bei zahlreichen Kunden das Rechnungseingangsmanagement von Diamant eingeführt. Zusätzlich wurden mit dem DMS-Anbieter Kyocera Schnittstellen implementiert, welche den automatisierten Austausch bzw. die Ablage von Eingangs- und Ausgangsrechnungen ermöglichen. Fernab davon können natürlich auch zahlreiche weitere Dokumente, wie beispielsweise Lieferscheine, Bestellungen oder Personaldokumente abgelegt werden.

Kommen Sie Bedarf einfach auf uns zu.

Link zur EU-Richtlinie

 

Verarbeitete XRechnung

Angezeigte XRechnung